Občas se setkávám s tím, že není všem jasné, proč chtějí účetní spoustu různých dokladů. Aby mohly danou transakci zaúčtovat, potřebují k tomu vždy nějaký dokument.

Když se platí za službu dopředu, vystavuje se zálohová faktura (nebo výzva k platbě či jen email s žádostí o platbu). Tento doklad potřebuje účetní pro zaúčtování odchozích peněz z banky, případně pokladny (pokud za službu platíme my).

V této chvíli se neřeší daň z přidané hodnoty. Nejedná se o daňový doklad. Zaúčtuje se celková částka proti poskytnutým zálohám, což je vlastně naše pohledávka.

Až druhá strana platbu obdrží, vystaví zálohový daňový doklad (ZDD), kde vyčíslí daň z přidané hodnoty z celkové zaplacené částky. Na základě tohoto dokladu si firma může nárokovat částku daně od státu zpět.

Když je služba poskytnuta nebo zboží dodáno, dodavatel vystaví fakturu. Tu klasickou, co asi všichni známe. Na ní vyčíslí celkovou částku a odečte zálohu, která nemusí být v plné výši. V takovém případě je tam vyčíslen zbytek k zaplacení.

Pokud není platba předem, nevystavuje se ani zálohová faktura ani ZDD. Vše se řeší až na běžné faktuře, kde je pak vyčíslená daň z přidané hodnoty, kterou si společnost opět může nárokovat.

Někdy se to zjednodušuje a v případě, že je platba i poskytnutá služba v jednom měsíci, nevystavuje se ZDD, ale platba je odečtena rovnou na finální faktuře.